Skapa en verktygslåda för välkomnande evenemang

En resurs som hjälper dig att överväga olika sätt att anordna evenemang som är välkomnande för alla. Den skapades med hjälp av nätverksvävaren Jo, El från Transition Together och Just Transition-cirkeln, som delade med sig av vad som gick bra och samlade in lärdomar från Transition Together Assembly i Cheshire i februari 2025. Den här guiden är inte på något sätt komplett, men erbjuder en plats att börja på och att bygga vidare på.

Plats

Nära till tågstationer/järnvägar/tillgängliga kollektivtrafikförbindelser

● Att välja plats med omsorg - till exempel valde församlingen att välja plats i norra England framför södra eftersom evenemang oftare hålls i södra England.Inkludera att bedöma om det finns steg som Handforth station.

Plats

● Helt rullstolsanpassad, inklusive toaletter

Hörselslinga tillgänglig

● Handhållna mikrofoner tillgängliga

Undvik pubar eftersom dessa utrymmen inte är tillgängliga och välkomnande för alla och kan vara mycket exkluderande

● Erbjuda ett lugnt utrymme

● Erbjuda ett bönerum

Område för umgänge och kontakter mellan schemalagda sessioner.

Catering

● Hitta en cateringfirma för ett gott ändamål som arbetar med maträttvisa och arbetar med nollavfall

● Vi arbetar nerifrån och upp, från dem som har de mest specifika kostbehoven till att försöka hitta en meny som fungerar för dem och som alla andra också kan njuta av.

● Se till att det finns ett utbud av förfriskningar och att de är lättillgängliga.

Transport

● Tillgänglig minibuss som alternativ

● Skapa digitala kommunikationskanaler för att ordna delning av hissar.

Boende

● Hitta lokala värdar för att minska logikostnaderna som krävs för att delta.

Stipendium

● Behåll 25% av den totala budgeten för stipendier för boende, resor och barnomsorg för att säkerställa att ekonomin inte är ett hinder för deltagande

● Att göra tillgången till detta stöd så enkel, uppmuntrande och öppen som möjligt när det gäller tydlig kommunikation, enkel kontakt och tydligt syfte.

Kommunikation och återkoppling

● Erbjuda möjligheter för deltagarna att berätta om eventuella behov som vi kan försöka tillgodose på vårt evenemang. Inkludera digital inkludering, kanske bli kompis med någon som är online. Erbjuda olika alternativ, e-post, WhatsApp, telefon.

● Tillhandahålla kanaler för löpande feedback under hela evenemanget som regelbundet granskas och integreras av facilitatorer och organisatörer - t.ex. en serie tavlor som inbjuder till post it-lappar - "mer av...", "mindre av..."

● Tydligt kommunicera vem som är kontaktpunkt för frågor, feedback och konfliktstöd

● Bjud in en rad olika personer och perspektiv för att berätta historien om evenemanget - t.ex. "medborgarjournalister". Leta aktivt efter vilka som saknas i gruppen och utmana dem

Tydliga vägar för konfliktstöd och säkerhetsfrågor som ska tas om hand

● Tillåt extra, extra fritid i slutet, ifall det skulle behövas.

Tillgänglighet vid evenemanget

● Användning av mikrofoner och hörselslinga

● Att vara medveten om personer med olika behov, till exempel personer som står inför en person som läser på läpparna när de talar, där flera personer har ansvar för att påminna kollektivet

Erbjuda anpassningsbara aktiviteter som inkluderar personer med olika kroppar, rörelseomfång och förmågor

● Se till att det inte finns några hinder om någon behöver be om hjälp eller assistans. Uppmuntra detta, "till exempel var det en enorm kö till toaletten och jag behövde använda handikapptoaletten, ett meddelande hade sagt att alla toaletter var tillgängliga men detta var inte för rullstolsanvändare. Eftersom jag har inkontinens var jag tvungen att meddela denna personliga detalj till kön eftersom vissa ifrågasatte varför jag behövde 'trycka mig in' och bara använda den ena toaletten." - Amanda på Transition Assembly.

Välkomnande ankomst

● Välkomstområde/disk där människor kan få tillgång till den information de behöver om lokalen, toaletter, bönerum, tillgänglighet, kontaktpunkter etc.

Erbjuda namn- och pronomenbrickor och brickor som hjälper människor att dela med sig av sådant som de vill att andra ska veta, till exempel neurodivergens eller osynlig funktionsnedsättning. "Vid välkomstbordet fanns det, förutom namn- och pronomenklistermärken, ett urval handgjorda, och därför mycket synliga, märken som vi uppmuntrades att lägga till extra information till 'vad vi än vill att folk ska veta', några exempel hade getts, inklusive 'Jag är nurodivergent' som jag tog upp och stolt fäste på! Jag har ADHD, och jag lade till den informationen i märket. Jag skulle inte ha tänkt på det om inte märkena hade funnits, och det gjorde att jag kunde känna mig sedd och fungera utan att behöva vara rädd för att min hjärna kanske inte skulle vara välkommen." - Jeni vid övergången

Välkomna olikheter

● Börja ett evenemang med att välkomna olikheter på ett festligt sätt. Här är Välkommen till gemenskapen som öppnade övergångsförsamlingen i februari 2025

"Det gemensamma välkomnandet var det bredaste och djupaste jag någonsin har varit med om och satte en ram som vi kunde bygga vidare på under vår tid tillsammans. Det påminde mig om varför vi gör det vi gör - i Transition Town-rörelsen och i livet." - Jeni på omställningsförsamlingen.

● Några andra exempel på välkomnande av samhället:

○ Utbildning för förändring mångfald välkommen

https://www.trainingforchange.org/training_tools/diversity-welcome/

○ Arbete som återkopplar stort välkomnande

https://workthatreconnects.org/resources/big-welcome/

○ Utbildning Mångfald Välkommen

https://trainings.350.org/resource/diversity-welcome/

● Var inte rädd för att personligen välkomna människor också: "Jag tyckte att det här var väldigt bekräftande" - Amanda på Transition Assembly.

Medvetenhet om makt och privilegier

● Dela på mikrofonen! Var uppmärksam på vem som bjuds in att tala först och ansträng dig för att välkomna många olika perspektiv och röster, särskilt de som historiskt sett har uteslutits och tystats av förtryckande system.

● Bjuda in andra att ta ett steg framåt och ett steg bakåt

● Erbjuda ramverk i break out-sessioner som säkerställer att alla har samma möjlighet att bidra.

Anslutningstid och pauser

Utrymme mellan strukturerade sessioner för att ge människor möjlighet att knyta kontakter organiskt

● Utrymme för social samvaro och kontakt

● Rörelse- och spelaktiviteter för människor samman

● Erbjud rymd för att stödja välbefinnande.

Överenskommelser/värden

● Samlas i cirklar där det är möjligt, så att människor får möjlighet att se varandra och delta på lika villkor

Inbjuder människor att fundera över hur vi visar upp oss tillsammans - egenskaper som stöder en kultur av omsorg, tillgänglighet och rättvisa. T.ex:

○ Inbjudan till aktivt lyssnande - steg framåt steg bakåt

○ Ödmjukhet - vi är alla på en lärande resa och har så mycket att lära av varandra

○ Konfidentialitet vid delning

○ Ingen bedömning

○ Välkomnande frågor

○ Utrymme för både/och