Taak-Proces-Relatie

Hoe kan dit ons helpen?

Werken in groepen kan soms uitdagend, frustrerend of lastig zijn. Er kunnen momenten zijn dat sommige leden denken dat de groep zich te veel richt op iets 'onaangenaams', 'onnodigs' of 'ongepasts'. Verschillende mensen zullen hier anders tegenaan kijken. Het kan een uitdaging zijn om een goede balans te vinden tussen drie even belangrijke - en zeer verschillende - aspecten van groepswelzijn:  

Taken uitvoeren

Effectieve processen 

Ondersteunende relaties 

Veel groepen richten zich vooral op het volbrengen van taken en zouden meer tijd kunnen besteden aan processen en relaties. Processen omvatten groepsfuncties zoals: besluitvorming, verantwoordelijkheidsgebieden, taakverdeling, gebruik van middelen, leden die toetreden of uittreden. Relaties omvatten het cultiveren van medeleven, het opbouwen van een team- of gemeenschapsgevoel, het oplossen van conflicten en het genieten (of op zijn minst tolereren) van elkaars gezelschap.   

Gids

Hoe dingen gedaan worden is net zo belangrijk als wat er gedaan wordt.

Een Innerlijke Transitie naar meer samenwerkende manieren van relateren, organiseren en macht delen kan inhouden dat groepen zich herijken om meer tijd te besteden aan processen en relaties, terwijl ze doorgaan met het volbrengen van taken.   

Veel groepen hebben overwegingen zoals:

Beperkte middelen en capaciteit

voornamelijk vrijwilligers zijn 

Beperkte tijd; gevoel van urgentie; tijd ervaren als lineair in plaats van cyclisch

een cultuur van het vermijden van rust, reflectie of ongemakkelijke emoties 

Veel groepen hebben beperkte ervaring met: 

Communiceren op manieren die samenwerking in een groep ondersteunen

●zelfbewustzijn van gedrag (bijv. relatie met macht) en hoe dit anderen beïnvloedt 

Processen die samenwerking in een groep ondersteunen in plaats van hiërarchie 

Niet-hiërarchische, collaboratieve of agile besluitvorming

Overmatige 'drukte' (overfocus op taken) vervangen door een meer evenwichtige aanpak. 

Deze factoren kunnen betekenen dat het voor een groep een uitdaging is om te veranderen hoe ze dingen doen, niet omdat ze dat niet willen, maar omdat ze het gevoel hebben dat het ze aan tijd en kennis ontbreekt. 

Groepscultuur

Deze aspecten van de groepscultuur maken deel uit van een Innerlijke Transitie naar samenwerking. Idealiter kunnen groepen voorkomen dat ze vast komen te zitten in ineffectieve processen en relatieconflicten die kunnen leiden tot burn-out. Tijd prioriteren voor processen en relaties kan een groep helpen bij de overgang naar een voedende groepscultuur die onze taken en resultaten (onze doelen en ons doel in de wereld) ondersteunt.   

Het transformeren van de groepscultuur is een belangrijk onderdeel van een Innerlijke Transitie. Dit kan betekenen dat je bereid moet zijn om moedig deel te nemen aan gesprekken of conflicten. Zoals bij elke Innerlijke Transitie, kan dit ongemakkelijk of eng aanvoelen, onzekerheid met zich meebrengen en enige tijd duren. Probeer mededogen te hebben voor iedereen die het moeilijk heeft (inclusief jezelf), in plaats van kritiek te leveren of ongeduldig te zijn. In het ideale geval kunnen Overstappers leren om zich met mededogen, nieuwsgierigheid en moed naar ongemak te keren, en beginnen ze meer samenwerkende manieren van samenwerken te belichamen.  

Het taak-proces-relatiemodel 

Het welzijn en succes van een groep op lange termijn hangt af van de tijd die besteed wordt aan processen en relaties en aan het volbrengen van taken. Tijd voor processen en relaties kan apart worden ingepland of worden geïntegreerd in bestaande vergaderingen, agenda's, jaarlijkse werkplannen, strategiesessies, persoonlijke werkplannen of dagjes weg.  

Contexten en culturen van groepen verschillen, dus de tijden hoeven niet precies gelijk te zijn. De ene groep kan het grootste deel van de tijd bezig zijn met het uitvoeren van taken,

en er tegelijkertijd voor te zorgen dat er voldoende tijd wordt ingeruimd voor processen en relaties.

Een andere groep besteedt misschien meer tijd aan processen en relaties en voert slechts een paar taken uit op een manier waar iedereen zich goed bij voelt. 

Tijd voor processen kan omvatten: 

Maandelijks nieuwe leden 

het elke 3 maanden herzien van taakopdrachten 

elke 6 maanden de toewijzing van middelen herzien 

het elke 12 maanden evalueren van de verantwoordelijkheidsgebieden

Tijd voor relaties kan omvatten: 

dagelijks: dankbaarheid delen tijdens teamvergaderingen 

Wekelijks: korte persoonlijke check-ins tijdens zakelijke bijeenkomsten

maandelijks: speciale bijeenkomsten voor persoonlijke check-ins of het delen van harten

●jaarlijks: teambuilding retraites 

●zo nodig: conflictoplossingssessies 

Het team van Transition Network heeft het bijvoorbeeld geprobeerd: 

Elke maand afwisselen tussen een taakgerichte 'Doen' teamvergadering en een 'Zijn' teamvergadering voor relaties en processen.   

Een 'hoeder van het hart' tijdens bijeenkomsten de aandacht laten vestigen op emoties, relaties, communicatie en viering. 

Het gebruik van sociocratie voor besluitvorming op basis van instemming, wat als doel heeft om de perspectieven van alle groepsleden te omvatten, terwijl doorstroming en experimenteren met beslissingen die 'goed genoeg zijn voor nu en veilig genoeg om te proberen' worden aangemoedigd. 

Halfjaarlijkse persoonlijke teambijeenkomsten

Het vieren van prestaties die op een goede manier zijn gedaan; het erkennen van lopende

frustraties of conflicten in relaties en het aanpassen van processen om meer ondersteunend te zijn.

Verwante Overgangsmiddelen Meer ondersteuning 

Gezonde groepen 7 essentiële ingrediënten en het uitvoeren van praktische projecten  

Besluitvorming 

Feedback geven en ontvangen 

Innerlijke Overgangsactiviteiten voor Bijeenkomsten 

Actie Reflectiecyclus 

Dit document, opgesteld door Claire Milne en Root Cuthbertson, wordt vrijgegeven onder 

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

Gebruikte afbeelding: Flaticon.com