Gedeeld bestuur en werken met instemming

Verschillen tussen consensus en instemming

Besluit met instemming

Een goede beslissing respecteert de grenzen van degenen die met de gevolgen ervan moeten leven. In een Cirkel mag geen beslissing worden genomen als een lid een redelijk bezwaar heeft. Beslissing door instemming neemt bezwaren één voor één weg, met als doel "0 bezwaren".

Bezwaren

Bezwaren bepalen de ruimte van vrijheid waarbinnen de Cirkel opereert. Het kan ook zijn dat de omgeving of de organisatie zelf toestemming moet geven.

Alle bezwaren zijn geldig, maar ze zijn niet allemaal "redelijk".

Wat is een redelijk bezwaar?

Een redelijk bezwaar:
- Wordt goed beargumenteerd met overtuigende argumenten.
- Geeft aan dat het voorstel van invloed kan zijn op de missie van de Cirkel.
- Stelt dat het voorstel de grenzen van de betrokkenen niet respecteert.

Resultaten:
- Het voorstel kan worden geschrapt.
- Het voorstel kan worden verbeterd door creativiteit van de groep.

Een redelijk bezwaar is eigenlijk een cadeau die het besluitvormingsproces verbetert.

Onredelijke bezwaren

Een bezwaar is onredelijk als:
- Het is gebaseerd op persoonlijke voorkeur.
- Het richt zich op een persoon in plaats van op het voorstel.
- Het is een persoonlijke mening of een ander voorstel.

Gemoedstoestand bij het nemen van beslissingen

• Beslissingen moeten worden genomen op basis van het huidige moment.
• Besluitvorming is een stapsgewijs proces.
• Beslissingen moeten worden toegepast, getest en herzien op basis van feedback.

Door een wendbare aanpak te gebruiken, kunnen organisaties bepalen of een beslissing gunstig is en zich dienovereenkomstig aanpassen, zodat continue verbetering gewaarborgd is.

KRING LEDEN

Om een efficiënte werkruimte te garanderen, moet een Circle een facilitator en een secretaris hebben voor zijn vergaderingen.

Facilitator

• Gekozen via het toestemmingsproces.
• Zorgt ervoor dat de bestuursregels en operationele processen worden nageleefd.
• Bereidt samen met de secretaresse vergaderingen voor; opent en sluit vergaderingen.
• Houdt besprekingen op schema en zorgt ervoor dat processen worden nageleefd.
• Bepaalt het ritme van de vergadering, zorgt voor vlotte uitwisselingen en geeft iedereen de kans om te spreken.
• Heroriënteert discussies en blijft zich bewust van doel en context.
• Voorkomt discussies die niet bij het onderwerp horen.
• Handhaaft een neutrale en diplomatieke houding.

Secretaris

• Gekozen via het toestemmingsproces.
• Versterkt het bestuur door het bijhouden van gegevens en naleving.
• Organiseert kringbijeenkomsten en zorgt ervoor dat details tijdig worden doorgegeven.
• Bereidt vergaderingen voor met de facilitator.
• Dwingt de regels van de Cirkel af en houdt gegevens bij.
• Beheert de tijdregistratie.
• Documenteert beslissingen die tijdens vergaderingen worden genomen.
• Stelt rapporten op, archiveert ze en deelt ze met de leden.
• Updates van Circle governance met behulp van relevante tools.
• Treedt op als arbiter in bestuursgerelateerde geschillen.
• Ondersteunt faciliteren als de facilitator niet beschikbaar is.

Cirkel Leden

• Serveer de gezamenlijke activiteit.
• Respecteer de regels van de Cirkel en zorg voor een coöperatieve houding.
• Actief bijdragen aan het succes van de vergadering.

Het belang van een goede houding

Tools alleen lossen geen problemen op, maar onthullen onderliggende groepsuitdagingen. Effectieve besluitvormings- en collectieve intelligentiemethoden brengen onuitgesproken organisatorische problemen aan het licht. De beheersing van technische processen moet gepaard gaan met een positieve houding.

Een coöperatieve mentaliteit bevordert een optimale bijdrage. Elk lid moet zich afvragen: Wat is het beste wat ik kan bijdragen? Toewijding aan zelfverbetering versterkt de duurzaamheid van de groep.

Richtlijnen:

• Focus op het onderwerp.
• Spreek duidelijk en eenvoudig.
• Deel relevante informatie.
• Communiceer authentiek.
• Neem verantwoordelijkheid voor bijdragen.

Spreekbeurten toewijzen

De facilitator bepaalt de spreekvolgorde met behulp van een gestructureerde of open vorm:

Volgorde met de klok mee

• Deelnemers spreken in een vaste volgorde.
• Een lid mag zijn beurt voorbij laten gaan en aan het einde van de ronde spreken.

Open Draai ("Popcorn" Formaat)

• Deelnemers spreken wanneer ze klaar zijn.
• Sprekers richten zich tot het midden van de Cirkel.
• Een spreker geeft aan dat hij klaar is door te zeggen "Ik ben klaar" of iets dergelijks.
• Vervolgens mag een andere deelnemer het woord nemen.

Communicatie in een cirkel

Luisteren

Actief luisteren verbetert het begrip en verdiept discussies door vragen te stellen en te herformuleren.

Zich uitspreken

• Spreek uit persoonlijke ervaring: Vermijd beschuldigingen (bijv. "Jij doet altijd...").
• Richt je tot de groep, niet tot individuen: Bijdragen moeten de discussie verrijken.
• Spreek met helderheid en bewustzijn: Wees beknopt, vermijd monopolisering van discussies en erken persoonlijke perspectieven als meningen.

Momenten van stilte kunnen helpen om na te denken voordat er gesproken wordt. Deelnemers moeten gecentreerd blijven en zo min mogelijk last hebben van emoties en ego.

Te ontwikkelen houdingen en vaardigheden

Actief zijn in plaats van reactief

• Actieve deelnemers denken na, verwoorden hun gedachten duidelijk en presenteren ze rustig.
• Reactieve deelnemers reageren emotioneel en impulsief.

Luisteren naar het centrum

• Erken dat niemand de absolute waarheid in pacht heeft.
• Luister met openheid en een coöperatieve houding.
• Ga aan de slag met nieuwe inzichten en collectieve probleemoplossing.

Fasen naar convergentie

1. Geaard raken - Een korte ontspanningsperiode voor de discussies.
2. Weersvoorspelling (Check-in) - Deelnemers delen hun emotionele, fysieke en mentale toestand.
3. Besluit met instemming - Luisteren en beslissingen nemen door middel van instemmingsgericht management.
4. Restitutie (Check-out) - Deelnemers delen hun laatste gedachten voor ze vertrekken.

Vermijd 'bomb-dropping' - het introduceren van sterke zorgen aan het einde van een bijeenkomst zonder discussie. De facilitator kan onopgeloste spanningen in toekomstige bijeenkomsten aan de orde stellen.