Een toolkit voor gastvrije evenementen maken

Een hulpmiddel om na te denken over verschillende manieren om evenementen te organiseren die iedereen welkom heten. De gids is gemaakt met de inbreng van netwerkwever Jo, El van Transition Together en de Just Transition-cirkel, door te delen wat goed ging en door lessen te verzamelen die voortkwamen uit de Transition Together Assembly in Cheshire in februari 2025. Deze gids is zeker niet compleet, maar biedt een plek om te beginnen en om op voort te bouwen.

Locatie

Dicht bij treinstations/hoofdlijnen/toegankelijk openbaar vervoer

Locatie met zorg kiezen - de Assembly verkoos bijvoorbeeld een locatie in Noord-Engeland boven Zuid-Engeland omdat evenementen vaker in Zuid-Engeland worden gehouden.Beoordeel ook of er trappen aanwezig zijn zoals Handforth station.

Locatie

Volledig rolstoeltoegankelijk, inclusief toiletten

Hoorlus beschikbaar

Handmicrofoons beschikbaar

Vermijd pubs omdat deze ruimtes niet toegankelijk en gastvrij zijn voor iedereen en zeer uitsluitend kunnen zijn

Een rustige ruimte bieden

Een gebedsruimte aanbieden

Ruimte voor gezelligheid en contact tussen geplande sessies.

Catering

Een cateraar met een goed doel vinden die werkt aan voedselrechtvaardigheid en op een zero waste manier werkt

Van onder naar boven werken, van degenen met de meest specifieke dieetwensen tot het vinden van een menu dat voor hen werkt en waarvan iedereen kan genieten.

Zorg voor een ruime keuze aan verfrissingen en een gemakkelijke toegang ertoe.

Transport

Toegankelijke minibus optie

Zet digitale communicatiekanalen op voor het regelen van liftaandelen.

Accommodatie

Lokale gastheren vinden om de kosten voor accommodatie te verminderen.

Beurs

Behoud van 25% van het totale budget voor beurzen voor accommodatie, reizen en kinderopvang om ervoor te zorgen dat financiën geen belemmering vormen voor deelname.

De toegang tot deze ondersteuning zo gemakkelijk, bemoedigend en open mogelijk maken in termen van duidelijke communicatie, gemakkelijk contact, duidelijkheid over het doel.

Communicatie en feedback

Deelnemers de mogelijkheid bieden om ons te vertellen welke behoeften we kunnen proberen te vervullen tijdens ons evenement. Inclusief digitale inclusie, misschien buddy worden met iemand die online is. Zorg voor verschillende opties: e-mail, WhatsApp, telefoon.

Bied kanalen voor voortdurende feedback tijdens een evenement die regelmatig worden beoordeeld en geïntegreerd door facilitators en organisatoren - bijvoorbeeld een reeks borden die uitnodigen tot post-it notes - "meer van...", "minder van...".

Duidelijk communiceren wie een aanspreekpunt is voor zorgen, feedback en ondersteuning bij conflicten

Een verscheidenheid aan mensen en perspectieven uitnodigen om het verhaal van het evenement te vertellen - bijvoorbeeld "burgerjournalisten". Zoek actief naar wie er ontbreekt in de groep en daag dit uit

Duidelijke trajecten voor conflictondersteuning en zorgen over bescherming

Zorg voor extra, extra vrije tijd aan het einde voor het geval dat het nodig is.

Toegankelijkheid op het evenement

Gebruik van microfoons en ringleiding

Bewust zijn van mensen met verschillende behoeften, bijvoorbeeld mensen die tegenover iemand staan die lipleest als ze spreken, waarbij meerdere mensen de verantwoordelijkheid hebben om het collectief eraan te herinneren.

Aanbieden van adaptieve activiteiten voor mensen met verschillende lichamen, bewegingsbereiken en vaardigheden

Ervoor zorgen dat er geen barrières zijn als iemand om hulp of assistentie vraagt. Dit aanmoedigen, "er stond bijvoorbeeld een enorme rij voor het toilet en ik moest gebruik maken van het toilet voor gehandicapten, een aankondiging had gezegd dat alle toiletten toegankelijk waren, maar dit was niet voor rolstoelgebruikers. Omdat ik incontinent ben, moest ik dit persoonlijke detail aan de rij bekendmaken, omdat sommige mensen zich afvroegen waarom ik me naar binnen moest duwen en maar één toilet hoefde te gebruiken." - Amanda op de overgangsbijeenkomst.

Gastvrije aankomst

Welkomsruimte/balie waar mensen de nodige informatie kunnen vinden over de locatie, toiletten, gebedsruimte, toegankelijkheid, contactpunten enz.

Bied naam- en voornaamwoordbadges aan en badges om mensen te helpen dingen te delen waarvan ze willen dat anderen ze weten, zoals neurodivergentie of een onzichtbare handicap. "Bij de welkomsttafel waren er naast naam- en voornaamwoordstickers een aantal handgemaakte, en dus goed zichtbare, badges waarop we werden aangemoedigd om extra informatie toe te voegen 'wat we maar willen dat mensen weten'. Er waren voorbeelden gegeven, waaronder 'Ik ben nurodivergent', die ik opschepte en met trots opspeldde! Ik heb ADHD en die informatie heb ik aan de badge toegevoegd. Ik zou er niet aan gedacht hebben om dit te doen als de badges er niet waren geweest, en het stelde me in staat om me gezien te voelen en alles te doen zonder bang te hoeven zijn dat de manier waarop mijn hersenen werken misschien niet zou worden verwelkomd." - Jeni bij de Overgang

Verschil verwelkomen

Een evenement beginnen door verschillen op een feestelijke manier te verwelkomen. Dit is de welkom van de gemeenschap die de Overgangsvergadering in februari 2025 opende

"Het gedeelde welkom was het breedste en diepste waar ik ooit deel van heb uitgemaakt en vormde een kader om op voort te bouwen voor onze tijd samen. Het herinnerde me eraan waarom we doen wat we doen - in de Transition Town Movement en in het leven." - Jeni op de overgangsvergadering.

Enkele andere voorbeelden van gemeenschap verwelkomt:

○ Training voor verandering diversiteit welkom

https://www.trainingforchange.org/training_tools/diversity-welcome/

Werk dat verbindt groot welkom

https://workthatreconnects.org/resources/big-welcome/

Training Diversiteit Welkom

https://trainings.350.org/resource/diversity-welcome/

Wees niet bang om mensen ook persoonlijk welkom te heten: "Ik vond dit heel bevestigend" - Amanda op de Transitiebijeenkomst.

Bewustzijn van macht en voorrechten

Deel de microfoon! Aandacht besteden aan wie als eerste wordt uitgenodigd om te spreken en een inspanning leveren om veel verschillende perspectieven en stemmen te verwelkomen, in het bijzonder diegenen die historisch zijn uitgesloten en tot zwijgen zijn gebracht door onderdrukkende systemen.

Anderen uitnodigen om naar voren en naar achteren te stappen

Het aanbieden van kaders in break out sessies die ervoor zorgen dat iedereen gelijke kansen heeft om bij te dragen.

Verbindingstijd en pauzes

Ruimte tussen gestructureerde sessies om mensen de kans te geven op een organische manier met elkaar in contact te komen

Ruimte voor gezelligheid en contact

Bewegings- en spelactiviteiten brengen mensen samen

Bied ruimtelijkheid om welzijn te ondersteunen.

Overeenkomsten/waarden

Waar mogelijk in cirkels bijeenkomen, zodat mensen elkaar kunnen zien en gelijkwaardig kunnen deelnemen.

Mensen uitnodigen om na te denken over hoe we samen voor de dag komen - kwaliteiten die een cultuur van zorg, toegankelijkheid en gelijkheid ondersteunen. Bijv:

Uitnodigen tot actief luisteren - stap naar voren stap naar achteren

○ Nederigheid - we zijn allemaal op een leerreis en kunnen nog zoveel van elkaar leren

Vertrouwelijkheid bij het delen

Geen oordeel

Welkomstvragen

Ruimte maken voor beide/en