Governance condivisa e lavoro con il consenso

Differenze tra consenso e approvazione

Decisione per consenso

Una buona decisione rispetta i limiti di coloro che vivranno con le sue conseguenze. In un Circolo, nessuna decisione dovrebbe essere presa se un membro ha un'obiezione ragionevole. La decisione per consenso elimina le obiezioni una per una, puntando a "0 obiezioni".

Obiezioni

Le obiezioni definiscono l'area di libertà entro la quale il Circolo opera. Anche l'ambiente o l'organizzazione stessa possono dover dare il proprio consenso.

Tutte le obiezioni sono valide, ma non tutte sono "ragionevoli".

Che cos'è un'obiezione ragionevole?

Un'obiezione ragionevole:
- È ben argomentato con ragionamenti convincenti.
- Indica che la proposta può influire sulla missione del Circolo.
- Dichiara che la proposta non rispetta i limiti delle persone interessate.

Risultati:
- La proposta può essere eliminata.
- La proposta può essere migliorata grazie alla creatività del gruppo.

Un'obiezione ragionevole è in realtà una regalo che migliora il processo decisionale.

Obiezioni irragionevoli

Un'obiezione è irragionevole se:
- Si basa sulle preferenze personali.
- Si rivolge a una persona piuttosto che alla proposta.
- È un'opinione personale o un'altra proposta.

Stato d'animo nel processo decisionale

• Le decisioni devono essere prese in base al momento presente.
• Il processo decisionale è un processo incrementale.
• Le decisioni devono essere applicate, testate e riviste in base al feedback.

Utilizzando un approccio agile, le organizzazioni possono determinare se una decisione è vantaggiosa e adattarsi di conseguenza, garantendo un miglioramento continuo.

MEMBRI DEL CIRCOLO

Per garantire uno spazio di lavoro efficiente, un Circolo dovrebbe avere un facilitatore e un segretario per le sue riunioni.

Facilitatore

• Eletto attraverso il processo di consenso.
• Assicura la conformità alle norme di governance e ai processi operativi.
• Prepara le riunioni con la segreteria; apre e chiude le riunioni.
• Mantiene le discussioni sul filo del rasoio e mantiene l'aderenza ai processi.
• Stabilisce il ritmo della riunione, assicura scambi fluidi e dà a tutti la possibilità di parlare.
• Rifocalizza le discussioni e mantiene la consapevolezza dello scopo e del contesto.
• Previene le discussioni fuori tema.
• Mantiene una posizione neutrale e diplomatica.

Segretario

• Eletto attraverso il processo di consenso.
• Rafforza la governance attraverso la tenuta dei registri e la conformità.
• Organizza le riunioni del Circolo, assicurando la comunicazione tempestiva dei dettagli.
• Prepara le riunioni con il facilitatore.
• Fa rispettare le regole del Circolo e tiene i registri.
• Gestisce il timekeeping.
• Documenta le decisioni prese durante le riunioni.
• Redige i rapporti, li archivia e li condivide con i membri.
• Aggiorna la governance del Circolo utilizzando gli strumenti pertinenti.
• Agisce come arbitro nelle controversie relative alla governance.
• Supporta la facilitazione quando il facilitatore non è disponibile.

Membri del Circolo

• Servire l'attività condivisa.
• Rispettare le regole del Circolo e mantenere un atteggiamento collaborativo.
• Contribuire attivamente al successo della riunione.

L'importanza di una buona postura

Gli strumenti da soli non risolvono i problemi, ma rivelano le sfide di fondo del gruppo. Metodi efficaci di decision-making e di intelligenza collettiva mettono in luce questioni organizzative non dette. La padronanza dei processi tecnici deve essere accompagnata da atteggiamenti positivi.

Una mentalità cooperativa favorisce un contributo ottimale. Ogni membro dovrebbe chiedersi: Qual è il massimo che posso fare? L'impegno per l'auto-miglioramento rafforza la sostenibilità del gruppo.

Principi guida:

• Concentratevi sull'argomento.
• Parlare in modo chiaro e semplice.
• Condividere le informazioni rilevanti.
• Comunicare in modo autentico.
• Assumersi la responsabilità dei contributi.

Assegnare i turni di parola

Il facilitatore determina l'ordine di parola utilizzando un formato strutturato o aperto:

Ordine a turni (in senso orario)

• I partecipanti parlano in una sequenza prestabilita.
• Un membro può passare il turno e parlare alla fine del turno.

Giravolta aperta (formato "Popcorn")

• I partecipanti parlano quando sono pronti.
• Gli oratori si rivolgono al centro del cerchio.
• Un oratore segnala che ha finito dicendo "Ho finito" o un'espressione simile.
• Un altro partecipante può prendere la parola.

Comunicazione in cerchio

Ascolto

L'ascolto attivo migliora la comprensione e approfondisce le discussioni attraverso domande e riformulazioni.

Parlare con chiarezza

• Parlare per esperienza personale: Evitare le accuse (ad esempio: "Tu hai sempre...").
• Rivolgetevi al gruppo, non ai singoli: I contributi devono arricchire la discussione.
• Parlare con chiarezza e consapevolezza: Siate concisi, evitate di monopolizzare le discussioni e riconoscete le prospettive personali come opinioni.

I momenti di silenzio possono favorire la riflessione prima di parlare. I partecipanti devono rimanere centrati e il più possibile distaccati dalle emozioni e dall'ego.

Atteggiamenti e competenze da sviluppare

Essere attivi piuttosto che reattivi

• I partecipanti attivi riflettono, articolano i pensieri in modo chiaro e li presentano con calma.
• I partecipanti reattivi rispondono in modo emotivo e impulsivo.

Ascoltare il Centro

• Riconoscere che nessuno possiede la verità assoluta.
• Ascoltate con apertura e spirito di collaborazione.
• Impegnarsi con le intuizioni emergenti e la risoluzione collettiva dei problemi.

Tappe verso la convergenza

1. Rimanere con i piedi per terra - Un breve periodo di relax prima delle discussioni.
2. Previsioni meteo (Check-in) - I partecipanti condividono il loro stato emotivo, fisico e mentale.
3. Decisione per consenso - Ascoltare e prendere decisioni attraverso una gestione basata sul consenso.
4. Restituzione (Check-out) - I partecipanti condividono le riflessioni finali prima di partire.

Evitare il "lancio di bombe", ossia l'introduzione di forti preoccupazioni alla fine di una riunione senza discussione. Il facilitatore può affrontare le tensioni irrisolte in riunioni future.