Tehtävä-prosessi-suhde

Miten tämä voi auttaa meitä?

Ryhmätyöskentely voi joskus tuntua haastavalta, turhauttavalta tai hankalalta. Toisinaan jotkut jäsenet saattavat ajatella, että ryhmä keskittyy liikaa johonkin "epämiellyttävään", "tarpeettomaan" tai "sopimattomaan" asiaan. Eri ihmiset suhtautuvat näihin eri tavoin. Voi olla haastavaa löytää hyvä tasapaino kolmen yhtä tärkeän - ja hyvin erilaisen - ryhmähyvinvoinnin näkökohdan välillä:  

● Tehtävien suorittaminen

● Tehokkaat prosessit 

● Tukevat suhteet 

Monet ryhmät keskittyvät ensisijaisesti tehtävien suorittamiseen, ja ne voisivat käyttää enemmän aikaa prosesseihin ja suhteisiin. Prosesseihin kuuluvat ryhmän toiminnot, kuten päätöksenteko, vastuualueet, tehtävien jakaminen, resurssien käyttö, jäsenten liittyminen tai eroaminen. Suhteisiin kuuluvat myötätunnon vaaliminen, tiimi- tai yhteisöllisyyden rakentaminen, konfliktien ratkaiseminen ja toistensa seurasta nauttiminen (tai ainakin sen sietäminen).   

Opas

Se, miten asiat tehdään, on yhtä tärkeää kuin se, mitä asioita tehdään.

Sisäinen siirtymä kohti yhteistoiminnallisempia tapoja suhteiden luomiseen, organisointiin ja vallan jakamiseen voi tarkoittaa, että ryhmät voivat käyttää enemmän aikaa prosesseihin ja suhteisiin samalla kun ne jatkavat tehtävien suorittamista.   

Monilla ryhmillä on sellaisia näkökohtia kuin:

● rajalliset resurssit ja kapasiteetti

enimmäkseen vapaaehtoisina 

● rajallinen aika; kiireen tunne; ajan kokeminen lineaarisena syklisen sijaan

levon, pohdinnan tai epämiellyttävien tunteiden välttämisen kulttuuri. 

Monilla ryhmillä voi olla vain vähän kokemusta: 

● kommunikointi tavoilla, jotka tukevat ryhmäyhteistyötä

● itsetuntemus käyttäytymisestä (esim. suhde valtaan) ja siitä, miten se vaikuttaa muihin ihmisiin 

●prosessit, jotka tukevat pikemminkin ryhmäyhteistyötä kuin hierarkiaa. 

● ei-hierarkkinen, yhteistyöhön perustuva tai ketterä päätöksenteko

● liiallisen kiireen (liiallinen keskittyminen tehtäviin) korvaaminen tasapainoisemmalla lähestymistavalla. 

Näiden tekijöiden vuoksi ryhmän voi olla haastavaa muuttaa toimintatapojaan, ei siksi, etteivät he haluaisi, vaan siksi, että he kokevat, ettei heillä ole aikaa ja tietoa. 

Ryhmäkulttuuri

Nämä ryhmän kulttuurin osatekijät ovat osa sisäistä siirtymää kohti yhteistyötä. Ihannetapauksessa ryhmät voivat välttää juuttumista tehottomiin prosesseihin ja ihmissuhdekonflikteihin, jotka voivat johtaa loppuunpalamiseen. Prosessien ja suhteiden priorisointi voi auttaa ryhmää siirtymään kohti ravitsevaa ryhmäkulttuuria, joka tukee tehtäviämme ja lopputuloksiamme (tavoitteitamme ja tarkoitustamme maailmassa).   

Ryhmäkulttuurin muuttaminen on tärkeä osa sisäistä siirtymää. Tämä voi edellyttää halukkuutta osallistua rohkeasti keskusteluihin tai konflikteihin. Kuten mikä tahansa sisäinen siirtymä, tämäkin voi tuntua epämiellyttävältä tai pelottavalta, siihen voi liittyä epävarmuuden kohtaamista, ja se voi viedä aikaa. Yritä suhtautua myötätuntoisesti kaikkiin, jotka saattavat kamppailla (myös itseesi), sen sijaan että arvostelet tai olet kärsimätön. Ihannetapauksessa siirtymävaiheessa olevat voivat oppia suhtautumaan epämukavuuteen myötätunnolla, uteliaisuudella ja rohkeudella ja alkaa omaksua enemmän yhteistyöhön perustuvia tapoja työskennellä yhdessä.  

Tehtävä-prosessi-suhdemalli 

Ryhmän pitkän aikavälin hyvinvointi ja menestys riippuvat siitä, että aikaa käytetään sekä prosesseihin ja suhteisiin että tehtävien suorittamiseen. Aika prosesseille ja suhteille voidaan joko varata erikseen tai sisällyttää olemassa oleviin kokouksiin, esityslistoihin, vuotuisiin työsuunnitelmiin, strategiaistuntoihin, henkilökohtaisiin työsuunnitelmiin tai vapaapäiviin.  

Ryhmäkontekstit ja kulttuurit vaihtelevat, joten aikojen ei tarvitse olla täsmälleen samat. Yksi ryhmä saattaa käyttää suurimman osan ajastaan tehtävien suorittamiseen,

samalla kun varmistetaan, että prosesseille ja suhteille on varattu riittävästi aikaa.

Toinen ryhmä saattaa käyttää enemmän aikaa prosesseihin ja suhteisiin ja suorittaa vain muutamia tehtäviä niin, että kaikki tuntevat olonsa hyväksi. 

Prosessien aika voi sisältää: 

● uusia jäseniä liittyy kerran kuukaudessa 

tehtävänantojen tarkistaminen 3 kuukauden välein 

● resurssien kohdentamisen tarkistaminen 6 kuukauden välein 

● vastuualueiden tarkastelu 12 kuukauden välein

Suhteisiin voi sisältyä aikaa: 

päivittäin: kiitollisuuden jakaminen tiimikokouksissa 

●viikoittain: lyhyet henkilökohtaiset tarkistukset yrityskokousten yhteydessä.

kuukausittain: erityiset tapaamiset henkilökohtaisia tarkistuksia tai sydämen jakamista varten.

●vuosittain: tiiminrakennusretriitit 

● tarvittaessa: konfliktinratkaisuistunnot 

Esimerkiksi, tiimi Transition Network on yrittänyt: 

● Vaihdetaan kuukausittain tehtäviin keskittyvän "tekemisen" tiimikokouksen ja suhteita ja prosesseja käsittelevän "olemisen" tiimikokouksen välillä.   

● "Sydämen vartijan" valtuuttaminen kokouksissa kiinnittämään huomiota tunteisiin, suhteisiin, viestintään ja juhlaan. 

● Sosiokratian käyttäminen suostumukseen perustuvaan päätöksentekoon, jossa pyritään ottamaan huomioon kaikkien ryhmän jäsenten näkökulmat ja kannustetaan samalla virtaukseen ja kokeiluun päätöksillä, jotka ovat "riittävän hyviä tällä hetkellä ja riittävän turvallisia kokeilla". 

● Puolivuosittaiset henkilökohtaiset tiimikokoukset

● Hyvällä tavalla tehtyjen saavutusten juhlistaminen; jatkuvan tunnustamisen tunnustaminen.

suhteiden turhautuminen tai ristiriidat ja prosessien mukauttaminen tukevammiksi.

Siirtymiseen liittyvät resurssit Lisää tukea 

Terveet ryhmät 7 keskeistä ainesosaa ja käytännön hankkeiden toteuttaminen  

Päätöksenteko 

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen 

Sisäinen siirtyminen Toiminta kokouksia varten 

Toiminnan pohdintakierros 

Tämä asiakirja, jonka ovat laatineet Claire Milne ja Root Cuthbertson, on julkaistu seuraavasti 

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

Käytetty grafiikka: Flaticon.com