Yhteinen hallinto ja suostumuksella työskentely

Konsensuksen ja suostumuksen erot

Suostumuksella tehty päätös

Hyvä päätös kunnioittaa niiden rajoja, jotka joutuvat elämään sen seurausten kanssa. Piirissä ei pitäisi tehdä päätöstä, jos joku jäsenistä vastustaa sitä perustellusti. Päätöksenteko yhteisymmärryksessä poistaa vastalauseet yksi kerrallaan, tavoitteena "0 vastalausetta".

Vastalauseet

Vastalauseet määrittelevät vapausalueen, jolla piiri toimii. Myös ympäristön tai organisaation itsensä on ehkä annettava suostumus.

Kaikki vastalauseet ovat perusteltuja, mutta kaikki eivät ole "järkeviä".

Mikä on perusteltu vastalause?

Kohtuullinen vastalause:
- On hyvin perusteltu ja vakuuttavasti argumentoitu.
- Osoittaa, että ehdotus voi vaikuttaa piirin toiminta-ajatukseen.
- toteaa, että ehdotuksessa ei kunnioiteta asianosaisten rajoja.

Tulokset:
- Ehdotus voidaan poistaa.
- Ehdotusta voidaan parantaa ryhmän luovuuden avulla.

Kohtuullinen vastalause on itse asiassa lahja joka tehostaa päätöksentekoprosessia.

Kohtuuttomat vastalauseet

Vastalause on kohtuuton, jos:
- Se perustuu henkilökohtaisiin mieltymyksiin.
- Se kohdistuu pikemminkin henkilöön kuin ehdotukseen.
- Se on henkilökohtainen mielipide tai toinen ehdotus.

Mielentila päätöksenteossa

• Päätökset olisi tehtävä nykyhetken perusteella.
• Päätöksenteko on vaiheittainen prosessi.
• Päätöksiä olisi sovellettava, testattava ja tarkistettava palautteen perusteella.

Käyttämällä ketterää lähestymistapaa organisaatiot voivat määrittää, onko jokin päätös hyödyllinen, ja mukautua sen mukaisesti varmistaen jatkuvan parantamisen.

YMPÄRISTÖN JÄSENET

Tehokkaan työskentelytilan varmistamiseksi piirillä tulisi olla kokoustensa ohjaaja ja sihteeri.

Ohjaaja

• Valittu suostumusmenettelyn kautta.
• Varmistaa hallintosääntöjen ja toimintaprosessien noudattamisen.
• Valmistelee kokoukset sihteerin kanssa; avaa ja päättää kokoukset.
• Pitää keskustelut oikeilla raiteilla ja ylläpitää prosessien noudattamista.
• Asettaa kokouksen rytmin, varmistaa sujuvan keskustelun ja antaa kaikille mahdollisuuden puhua.
• Keskittyy uudelleen keskusteluihin ja säilyttää tietoisuuden tarkoituksesta ja asiayhteydestä.
• Estää aiheen ulkopuoliset keskustelut.
• Säilyttää neutraalin ja diplomaattisen asenteen.

Sihteeri

• Valittu suostumusmenettelyn kautta.
• Vahvistaa hallintoa kirjanpidon ja sääntöjen noudattamisen avulla.
• Järjestää piirikokouksia ja varmistaa, että yksityiskohdista tiedotetaan ajoissa.
• Valmistelee kokoukset yhdessä fasilitaattorin kanssa.
• Noudattaa piirin sääntöjä ja pitää kirjaa.
• Hallitsee ajanottoa.
• Dokumentoi kokouksissa tehdyt päätökset.
• Laatii raportteja, arkistoi ne ja jakaa ne jäsenille.
• Päivitykset Circle-hallinnointi käyttäen asianmukaisia välineitä.
• Toimii välimiehenä hallintoon liittyvissä riita-asioissa.
• Tukee fasilitointia silloin, kun fasilitaattori ei ole käytettävissä.

Piirin jäsenet

• Tarjoile yhteistä toimintaa.
• Kunnioita piirin sääntöjä ja säilytä yhteistyökykyinen asenne.
• Osallistu aktiivisesti kokouksen onnistumiseen.

Hyvän asennon merkitys

Työkalut eivät yksinään ratkaise ongelmia, vaan ne paljastavat ryhmän taustalla olevat haasteet. Tehokkaat päätöksenteko- ja kollektiivisen älykkyyden menetelmät tuovat esiin organisaatiossa ilmeneviä, puhumattomia ongelmia. Teknisten prosessien hallitseminen on yhdistettävä myönteisiin asenteisiin.

Yhteistyöhön perustuva ajattelutapa edistää optimaalista panosta. Jokaisen jäsenen tulisi kysyä: Mikä on paras mahdollinen panokseni? Sitoutuminen itsensä kehittämiseen vahvistaa ryhmän kestävyyttä.

Ohjaavat periaatteet:

• Keskity aiheeseen.
• Puhu selkeästi ja yksinkertaisesti.
• Jaa asiaankuuluvaa tietoa.
• Kommunikoi aidosti.
• Ota vastuu panoksestasi.

Vuorojen jakaminen puhumiseen

Ohjaaja määrittelee puhejärjestyksen joko strukturoidun tai avoimen muodon avulla:

Vuoropohjainen (myötäpäivään) järjestys

• Osallistujat puhuvat määrätyssä järjestyksessä.
• Jäsen voi jättää vuoronsa väliin ja puhua kierroksen lopussa.

Open Turn ("Popcorn"-muoto)

• Osallistujat puhuvat, kun he ovat valmiita.
• Puhujat puhuvat ympyrän keskelle.
• Puhuja ilmoittaa, että hän on valmis sanomalla "Olen valmis" tai vastaavalla tavalla.
• Tämän jälkeen toinen osallistuja voi puhua.

Viestintä ympyrässä

Kuunteleminen

Aktiivinen kuuntelu lisää ymmärrystä ja syventää keskustelua kysymysten ja uudelleen muotoilun avulla.

Puheeksi ottaminen

• Puhu henkilökohtaisesta kokemuksesta: Vältä syytöksiä (esim. "Sinä olet aina...").
• Puhu ryhmälle, älä yksittäisille henkilöille: Keskustelua olisi rikastutettava puheenvuoroilla.
• Puhu selkeästi ja tietoisesti: Ole ytimekäs, vältä keskustelun monopolisointia ja tunnusta henkilökohtaiset näkökulmat mielipiteiksi.

Hiljaiset hetket voivat tukea pohdintaa ennen puhumista. Osallistujien tulisi pysyä keskittyneinä ja mahdollisimman etäällä tunteista ja egosta.

Kehitettävät asenteet ja taidot

Olla aktiivinen eikä reaktiivinen

• Aktiiviset osallistujat pohtivat, muotoilevat ajatuksensa selkeästi ja esittävät ne rauhallisesti.
• Reaktiiviset osallistujat reagoivat emotionaalisesti ja impulsiivisesti.

Keskuksen kuunteleminen

• Tunnusta, että kenelläkään ei ole absoluuttista totuutta.
• Kuuntele avoimesti ja yhteistyökykyisesti.
• Osallistu esiin nouseviin oivalluksiin ja yhteiseen ongelmanratkaisuun.

Vaiheet kohti lähentymistä

1. Maadoittuminen - Lyhyt rentoutumisaika ennen keskusteluja.
2. Sääennuste (sisäänkirjautuminen) - Osallistujat kertovat emotionaalisesta, fyysisestä ja henkisestä tilastaan.
3. Suostumuksella tehty päätös - Kuunteleminen ja päätöksenteko suostumukseen perustuvan johtamisen avulla.
4. Palauttaminen (uloskirjautuminen) - Osallistujat jakavat viimeiset ajatuksensa ennen lähtöä.

Vältä "pommi-iskua" eli voimakkaiden huolenaiheiden esittämistä kokouksen lopussa ilman keskustelua. Fasilitaattori voi käsitellä ratkaisemattomia jännitteitä tulevissa kokouksissa.